jueves, 23 de junio 2022

7 razones por las cuales debería utilizar calendarios interactivos

Olvida los días de tachaduras y fechas circulares en un calendario colgado en la pared, estamos en plena era tecnológica y es hora de comenzar a disfrutar de sus grandes beneficios.                                                                                           

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El uso de calendarios interactivos ofrece una visión inmediata y ordenada, muy imprescindible para que una empresa y sus distintas dependencias, estén al tanto de la programación de los próximos eventos. Aunque en ocasiones se pueden utilizar otras herramientas como el correo electrónico o incluso un grupo de discusión como WhatsApp, finalmente terminara ocurriendo que estas se sobrecarguen y confundan rápidamente a sus interlocutores ocasionando se pierda el hilo de los eventos y recordar fechas clave.

Los calendarios interactivos son una herramienta muy útil para llevar de forma más organizada la programación y los plazos de nuestras responsabilidades y compromisos, más allá de un simple planificador diario.

Olvida los días de tachaduras y fechas circulares en un calendario colgado en la pared, estamos en plena era tecnológica y es hora de comenzar a disfrutar de sus grandes beneficios.

1.   Brindan eficiencia

Compartir su calendario y horario con su grupo de trabajo, facilita la organización de actividades o la programación de reuniones, ya sea que se encuentre fuera del lugar de trabajo o no. No recordar un compromiso adquirido con un cliente, no solo es poco profesional, si no muy perjudicial para la organización. Nadie necesita trabajar con una organización que no cumple con los plazos o ignora las reuniones programadas. Con un calendario de reuniones compartido, todos pueden ver los horarios de las reuniones y las tareas con las que deben cumplir en tiempo y forma.

2.   Optimiza el proceso de comunicación

Si se realizan cambios, el cronograma se actualiza naturalmente para que no haya desorden ni correspondencia de ida y vuelta. Además, un horario establecido en el calendario le permite organizar de manera eficiente reuniones y ocasiones con su grupo, ya que tiene una visión general de los horarios de todos. Esto significa que no necesita ponerse en contacto con cada persona por separado para programar una reunión.

Algunas aplicaciones le permiten disfrutar de los beneficios de compartir su horario, además de otras opciones. Tú eliges tu accesibilidad y compartes los datos seleccionados con tu grupo mediante una conexión. Luego seleccionan la mejor fecha y hora para programar una reunión u ocasión.

3.   Ganas tiempo

Organizar reuniones de grupo con sus ocupados representantes es tedioso y doloroso. Al usar un calendario compartido, tiene tiempo para pasar de un lado a otro con ellos tratando de elegir la fecha y la hora perfectas. Una vez más, usar el calendario se siente como un compañero de trabajo que, uno a uno que hace toda la planificación por usted. Dado que toma varios minutos reunir sus pensamientos para manipular su bandeja de entrada, los calendarios compartidos pueden ayudarlo a ser más rentable y permitirle concentrarse en asuntos más importantes.

4.   Administre sus tareas

Otra ventaja de usar un calendario interactivo compartido es que puede adaptar las tareas a todo su grupo. Puedes ver la agenda del equipo con el objetivo de tener una mejor idea de los compromisos y accesibilidad de cada trabajador. Esto les permite diseñar sus compromisos y arreglos de manera ideal.

Incluso puede volver a los horarios de grupos anteriores para decidir cómo se invirtió su energía, qué clientes conocieron y qué diligencias realizaron. Puede usar estos datos para ayudarlo a planificar tareas futuras.

5.   Tenga acceso rápido a su información

El calendario compartido le permite planificar todo en un solo lugar. Podrá detectar conflictos de organización con antelación y planificar su trabajo de la misma manera para distribuir las tareas según los tiempos de corte. Nunca te acercarás a una fecha límite solo para averiguarlo. 

6.   Puede diseñar sus planes y metas en el tiempo que desee

Cuando organiza las tareas de su grupo en un horario, probablemente esté pensando en un mes por adelantado. Aun así, aquí y allá ayuda alejarse para ver el plano. En diferentes ocasiones, debes centrarte en una semana o incluso en un solo día. Gracias a la posibilidad que estas herramientas ofrecen, puedes seguir fácilmente el trabajo de tu grupo a corto, medio y largo plazo. El calendario compartido te permite percibir lo que necesitas y oculta todo lo que no es imprescindible.

7.   Es una herramienta de apoyo a los nuevos emprendimientos

En caso de que recién esté comenzando un negocio, ciertamente está familiarizado con los períodos prolongados y los horarios agitados que conlleva el trabajo. Esto es aún más cierto si se consideran las reuniones de grupo y de directorio que forman parte de la cultura de creación de empresas. Con eso en mente, no es de extrañar que las nuevas empresas estén utilizando calendarios compartidos para ayudarlos a mantener coordinados esos largos días de trabajo. Algunos incluso han descubierto que encaja perfectamente en su cultura laboral.

Puede estar seguro de que su trabajo encajará de forma natural con el de los demás en su empresa, al utilizar un calendario interactivo para organizar todas sus tareas. Sobre todo porque un calendario compartido se convertirá en una ayuda fundamental para tu organización. Como tal, debe elegir el calendario correcto. Obviamente, esto debe tener en cuenta elementos como sus necesidades particulares, la cantidad de personas que pueden compartir el horario y el costo. Tanto Google Calendar como Microsoft Outlook, son opciones preparadas para el futuro. De hecho, hacen que compartir sea tan natural y efectivo que tienes que imaginar que fueron diseñados específicamente para ser compartidos.

Programe todos sus eventos

Un calendario compartido en línea le permite programar recordatorios automáticos que se enviarán a sus participantes antes de la reunión. Para garantizar una participación óptima y que nadie se olvide de presentarse o iniciar sesión, el día que corresponda reunirse a discutir objetivos y tareas pendientes; el calendario compartido enviará automáticamente notificaciones de recordatorio a los participantes a través de avisos automáticas.

Si tienen la aplicación móvil o por correo electrónico. Usted podrá programar cada recordatorio a su elección con antelación, ya sean 48, 24 o unas horas antes de llevarse a cabo el evento. Así como la herramienta utilizada para enviar el recordatorio, (email/sms) que se selecciona previamente en la configuración del calendario en línea.

 

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